Hành trình của một lô hàng xuyên biên giới

Minh họa động

Từ nhà cung cấp tới người nhận

01 Gom hàng
Đối chiếu sản phẩm, kiện và đơn mua trước khi nhà cung cấp bàn giao.
02 Chuẩn bị
Kiểm tra, đo và đóng gói; giữ liên kết giữa từng thùng và nội dung.
03 Vận chuyển
Dùng dịch vụ quốc tế đã đặt và phối hợp các lần chuyển tải cần thiết.
04 Giao hàng
Hoàn thành thủ tục tại đích và xác nhận chứng từ giao cuối.

Trước khi gửi

Xác nhận hàng hóa, điểm đến và bên nhập khẩu trước khi chọn cách vận chuyển. Kiểm tra hạn chế mặt hàng và thống nhất thông tin trên hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải. Thỏa thuận ai đặt lấy hàng, cung cấp hồ sơ hải quan và trả từng khoản phí. Dùng cùng mã tham chiếu trên đặt chỗ, thùng hàng và chứng từ để mọi bên đối chiếu đúng lô.

Qua biên giới

Hàng trải qua lấy hàng, xử lý xuất khẩu, vận chuyển quốc tế và thông quan nhập khẩu. Một số bước có thể song song. Đại lý hải quan hỗ trợ thủ tục, nhưng vẫn cần người trả lời câu hỏi và cung cấp chứng từ chính xác. Hàng đến thực tế, thông quan và được phép nhận hàng là các sự kiện khác nhau; đừng đánh đồng.

Tại điểm đến

Sau khi được thông quan, bố trí giao chặng cuối hoặc nhập kho. Đối chiếu số lượng nhận với đơn hàng và ghi nhận hư hỏng. Kiểm tra bằng chứng giao hàng, chênh lệch và hóa đơn cuối cùng trước khi kết thúc theo dõi. Khi nhận hàng, cũng cần đối chiếu phí xử lý thực tế với phạm vi đã thỏa thuận và làm rõ chênh lệch.

Ví dụ: hai nhà cung cấp, một người nhận

Hai nhà cung cấp gửi tổng cộng mười thùng đến kho gom hàng. Cung cấp cùng mã khách hàng nhưng đánh số thùng riêng. Xác nhận có phải chờ đủ mười thùng mới gửi không. Nếu thiếu một thùng, xin quyết định bằng văn bản về chờ hay tách lô; mã theo dõi không thay thế quyết định này.

Lập chi phí cho từng lần bàn giao

Vẽ sơ đồ chi phí: lấy hàng, xử lý kho, xuất khẩu, chặng chính, thông quan tại đích và giao cuối. Ghi bên trả cho từng mục. Hỏi riêng phí kiểm tra, chờ, lưu kho và giao không thành công. Cước quốc tế thấp chưa nói lên tổng chi phí nếu báo giá chưa gồm phí tại đích.

Bổ sung thông tin trước bàn giao

Sai lầm phổ biến là nghĩ bên tiếp theo đã có chứng từ. Gửi thông báo trước kèm phiếu đóng gói, mã tham chiếu và đầu mối nhận, rồi yêu cầu xác nhận. Duy trì nhật ký vấn đề, người phụ trách và bước tiếp theo. Chỉ kết thúc khi hàng được chấp nhận và chênh lệch số lượng, phí tranh chấp đã xử lý.

Kiểm tra trước khi gửi

Chỉ định đầu mối cho mỗi lần bàn giao.
Lưu chung hóa đơn, phiếu đóng gói và mã theo dõi.
Kiểm tra số lượng và tình trạng khi nhận.

Tài liệu chính thức

Thông tin lập kế hoạch chung. Yêu cầu và phí tùy hàng hóa, điểm đến và dịch vụ; hãy xác nhận quy định trước khi gửi.