Lập hóa đơn thương mại đáng tin cậy

Minh họa động

Từ thông tin tới thông quan

01 Mô tả
Xác định hàng hóa, các bên giao dịch và xuất xứ thực tế.
02 Chứng từ
Đối chiếu giá trị hóa đơn, chi tiết đóng gói và giấy phép cần thiết.
03 Xem xét
Người khai nộp dữ liệu; hải quan có thể yêu cầu chứng cứ hoặc kiểm tra.
04 Giải phóng
Sau các kiểm tra và khoản nộp áp dụng, bố trí nhận hàng và giao tiếp.

Hiểu phạm vi

Lập hóa đơn theo giao dịch thực tế: bên bán, bên mua, số và ngày hóa đơn, tiền tệ, số lượng, đơn giá, tổng tiền. Ghi điều kiện giao hàng, cước và bảo hiểm liên quan; xác nhận yêu cầu nơi đến với đại lý khai quan. Báo giá hoặc hóa đơn chiếu lệ mô tả giao dịch dự kiến, chưa chắc là lô thực xuất.

Chuẩn bị và kiểm tra

Mô tả công dụng, vật liệu và mẫu mã khi phù hợp. Tránh tên chung như phụ kiện. Đối chiếu tên hàng, số lượng và mã tham chiếu với phiếu đóng gói. Ghi xuất xứ, mã thuế đã xác minh khi được yêu cầu; không đoán dữ liệu. Tách số lượng hàng và số kiện; thể hiện thống nhất tiền tệ trên mọi trang.

Hoàn tất quy trình

Dùng giá trị trung thực có đơn hàng, hợp đồng và chứng từ thanh toán làm căn cứ. Hàng mẫu miễn phí và hàng thay thế vẫn cần cơ sở trị giá hải quan phù hợp. Hỏi cách khai báo và lưu bản sửa đổi có ngày, không âm thầm ghi đè hóa đơn đã phát hành. Giải thích chiết khấu, phí thêm và lý do hàng miễn phí thay vì để trống.

Ví dụ thực tế

Đơn hàng có 200 bình thép không gỉ nhưng lần này chỉ gửi 180. Hóa đơn của lô này cần ghi lượng thực gửi và điều kiện giao dịch; phiếu đóng gói cũng phải cộng đủ 180 bình. Quản lý phần còn lại riêng, không khai cả đơn hàng là đã gửi.

Lỗi thường gặp

Lỗi thường gặp gồm dùng báo giá cũ, tên hàng mơ hồ, lẫn tiền tệ hoặc giá trị không có giải thích. Khi hồ sơ không khớp, truy từng trường về nguồn thay vì chọn giá trị thuận tiện. Sửa nguồn và chứng từ liên quan, xác định bản đã duyệt rồi báo đại lý các thay đổi trước khi khai.

Hành động tiếp theo

Nhờ người thứ hai kiểm tra phép tính và mã tham chiếu chứng từ. Lưu chung quyết định, chứng cứ và tên người phụ trách. Đặt điều kiện rà soát khi sản phẩm, nhà cung cấp hoặc nơi đến thay đổi để lô tiếp theo dùng dữ liệu đã kiểm tra, không sao chép hồ sơ cũ một cách máy móc.

Kiểm tra trước khi gửi

Đối chiếu số lượng, tiền tệ và thành tiền.
Thay tên chung bằng chi tiết sản phẩm.
Lưu căn cứ giá trị và lịch sử sửa đổi.

Tài liệu chính thức

Thông tin lập kế hoạch chung. Yêu cầu và phí tùy hàng hóa, điểm đến và dịch vụ; hãy xác nhận quy định trước khi gửi.