正確なコマーシャルインボイスを作る

動く図解

商品情報から税関の許可まで

実際の取引に基づき、売主・買主、番号、日付、通貨、数量、単価、合計を記載します。引渡条件と関連する運賃・保険料を示し、仕向地の要件を通関業者に確認します。見積書やプロフォーマは予定取引を示すもので、最終出荷を反映するとは限りません。

各商品を用途、材質、必要に応じた型番で説明します。「付属品」など曖昧な名称を避け、品名・数量・番号を梱包明細書と一致させます。必要な場合は原産地と確認済み税番を記載し、不明な情報を推測で埋めません。商品数量と梱包数を分け、すべてのページで通貨表記を統一します。

注文書、契約書、支払記録で裏付けられる実際の金額を使います。無償サンプルや交換品にも適切な税関評価の根拠が必要です。申告方法を確認し、発行済みインボイスの修正は原本を上書きせず日付付きで残します。値引き、追加料金、無償品の理由を説明し、空欄のままにしません。

ステンレス製ボトル200個の注文のうち、今回は180個を発送するとします。この出荷のインボイスには実際の数量と取引条件を記載し、梱包明細も180個と照合します。未出荷分は注文残として別に管理し、注文全量を出荷済みとして申告しません。

古い見積りの流用、曖昧な品名、通貨の混在、理由のないゼロ価格が典型例です。記録が食い違う場合は、都合のよい数字を選ばず各項目の根拠へ戻ります。元資料と関連書類を訂正し、承認済み版を明示して、申告前に変更内容を通関業者へ伝えます。

別の担当者が計算と関連書類番号を再確認します。判断結果、裏付け資料、責任者名をまとめて保存します。製品、仕入先、仕向地の変更を見直しのきっかけにし、次回は前回書類の無確認なコピーではなく、検証済み情報から始めます。

一般的な計画用情報です。条件と料金は貨物・配送先・サービスによって異なるため、発送前に適用規則を確認してください。