Membuat faktur komersial yang andal

Penjelasan animasi

Dari informasi hingga pelepasan pabean

01 Jelaskan
Identifikasi barang, pihak transaksi dan asal sebenarnya.
02 Dokumentasi
Selaraskan nilai faktur, rincian kemasan dan izin yang diperlukan.
03 Tinjau
Pemberitahu mengajukan data; bea cukai dapat meminta bukti atau pemeriksaan.
04 Lepaskan
Setelah pemeriksaan dan pembayaran yang berlaku, atur pelepasan dan pengiriman lanjut.

Memahami cakupan

Buat faktur berdasarkan transaksi sebenarnya: penjual, pembeli, nomor, tanggal, mata uang, jumlah, harga satuan, dan total. Cantumkan syarat penyerahan serta biaya angkut atau asuransi terkait. Konfirmasi persyaratan tujuan dengan agen kepabeanan. Penawaran atau proforma menggambarkan transaksi rencana, belum tentu pengiriman akhir.

Menyiapkan dan memeriksa

Jelaskan fungsi, bahan, dan model produk jika relevan. Hindari istilah umum seperti aksesori. Cocokkan uraian, jumlah, dan referensi dengan daftar kemasan. Cantumkan asal serta kode tarif terverifikasi jika diwajibkan; jangan menebak data yang belum tersedia. Pisahkan jumlah barang dagangan dan jumlah kemasan; gunakan mata uang konsisten di semua halaman.

Menyelesaikan proses

Gunakan nilai sebenarnya yang didukung pesanan, kontrak, dan bukti pembayaran. Sampel gratis dan barang pengganti tetap memerlukan dasar nilai pabean yang sesuai. Tanyakan cara deklarasinya dan simpan revisi bertanggal, bukan menimpa faktur terbit tanpa catatan. Jelaskan diskon, biaya tambahan, dan alasan barang gratis, bukan membiarkan kolom kosong.

Contoh praktis

Pesanan berisi 200 botol baja tahan karat, tetapi baru 180 dikirim. Faktur pengiriman ini harus menunjukkan jumlah aktual dan ketentuan transaksinya; daftar kemasan harus berjumlah 180 botol. Kelola sisa pesanan secara terpisah, jangan menganggap seluruh pesanan sudah dikirim.

Kesalahan umum

Kesalahan umum meliputi penawaran lama, uraian kabur, campuran mata uang, atau nilai nol tanpa alasan. Jika catatan berbeda, telusuri setiap kolom ke sumbernya, bukan memilih nilai paling mudah. Perbaiki sumber dan dokumen terkait, tandai versi disetujui, lalu beri tahu agen tentang perubahan sebelum deklarasi.

Langkah berikutnya

Minta pemeriksa kedua meninjau perhitungan dan referensi dokumen. Simpan keputusan, bukti, dan nama penanggung jawab bersama. Tinjau ulang saat produk, pemasok, atau tujuan berubah agar pengiriman berikutnya memakai informasi terverifikasi, bukan salinan berkas lama tanpa pemeriksaan.

Sebelum mengirim

Cocokkan jumlah, mata uang, dan subtotal.
Ganti uraian umum dengan rincian produk.
Simpan bukti nilai dan riwayat revisi.

Referensi resmi

Panduan perencanaan umum. Persyaratan dan biaya bergantung pada barang, tujuan, dan layanan; pastikan aturan sebelum mengirim.